Como fazer uma boa gestão do tempo na sua oficina

Gestão de tempo na oficina

Empresários e gestores concordam que diante de um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental adotar uma gestão enxuta, com foco em eficiência e produtividade. Para tanto, é essencial investir em iniciativas para o gerenciamento do tempo, a racionalização de recursos, a padronização dos processos, o capital humano e ações que fomentem uma cultura de alta performance.

Aspectos técnicos, operacionais, administrativos e comportamentais precisam ser avaliados e desenvolvidos. Somente com essa visão mais abrangente é possível construir estratégias capazes de engajar as equipes aos objetivos da empresa e, assim, conquistar resultados expressivos para o negócio.

Conheça agora algumas dicas para facilitar a gestão de tempo na oficina.

Mantenha o foco na gestão do negócio

Uma gestão efetiva engloba uma série de fatores, normalmente traduzidos em indicadores e métricas que devem ser acompanhados constantemente. O gestor precisa analisar cuidadosamente cada elemento das contas de despesas e receitas.

Folha de pagamento, custos fixos e variáveis, fluxo de caixa, estoques, entradas, investimentos em tecnologias e instalações, número de reparos por dia, composição de preços de serviços, níveis de ocupação e ociosidade das equipes, taxas de rotatividade e absenteísmo, índices de satisfação e retenção de clientes, são apenas alguns exemplos de variáveis que devem ser administradas. Assim, é mais fácil identificar problemas, gargalos e desperdícios e definir ações efetivas para assegurar um aumento da produtividade e da lucratividade da oficina.

Defina funções e delegue responsabilidades

É preciso definir claramente a função de cada profissional dentro da equipe, bem como responsabilidades e metas. Isso pode ser feito por meio de um documento interno, chamado de Descrição de Função, onde todas essas informações são oficializadas, protegendo a oficina de futuras reclamações trabalhistas.

É fundamental que todos saibam o que deve ser feito e também que tenham a qualificação necessária para alcançarem a excelência. Paralelamente, cabe ao gestor observar o time e reconhecer talentos, habilidades e deficiências para planejar treinamentos e delegar com segurança.

Nesse sentido, pequenas equipes podem ser formadas — contemplando diversas especialidades — para atuarem em várias frentes, de forma ordenada. Além disso, é importante dividir as demandas de maneira justa, evitando a sobrecarga de algum profissional ou equipe.

Crie sistemas de autogerenciamento e gestão à vista

O gestor deve se preocupar em estabelecer fluxos de trabalho para que os processos aconteçam dentro da programação. Assim, a priorização dos serviços e o tempo para realização do reparo precisam ser monitorados. Para garantir o comprometimento de todos, o ideal é apostar no autogerenciamento e acompanhar a evolução das tarefas através de painéis baseados nos conceitos de gestão à vista.

Dados dos clientes, detalhes do serviço e horário de atendimento e entrega devem fazer parte desse quadro, fazendo com que cada profissional possa gerenciar as suas demandas diárias. Afinal, organização e disciplina são os principais pilares de uma gestão do tempo eficiente.

Softwares e outras soluções tecnológicas integradas também podem ser muito úteis para garantir que a informação esteja atualizada e disponível para as equipes, colaborando para uma maior eficiência de toda a operação.

Estabeleça metas e implemente um sistema de recompensas

Cabe ao gestor desdobrar os macro objetivos da empresa em metas individuais e coletivas. Desse modo, todos os profissionais compreendem a importância de um bom desempenho. Através de uma divisão coerente de tarefas, da delegação de responsabilidades e da meritocracia, é possível reforçar o autogerenciamento.

Um sistema de recompensas também pode servir para incentivar a alta performance. Presentes, bônus ou até mesmo uma folga remunerada podem influenciar positivamente o clima e o comprometimento das equipes.

Adote a metodologia 5S

A metodologia 5S é bastante adequada para facilitar a gestão do tempo na oficina e ainda reforça cinco sensos importantes para os negócios:

  • Seiri (senso de utilização): separar o útil do inútil e evitar desperdícios, desordem e estoques exagerados. Favorece a racionalização dos recursos, o aproveitamento dos espaços e a redução de custos.
  • Seiton (senso de organização): definir locais fixos para peças, materiais e documentos e obedecer aos padrões de armazenamento para facilitar a localização e o acesso de todos. Tudo deve ser identificado para auxiliar a busca. Também gera economia de tempo, evita despesas desnecessárias e diminui os riscos de acidentes.
  • Seiso (senso de limpeza): limpar e cuidar do ambiente, eliminando as causas de sujidades. É preciso insistir na conscientização de todos para fortalecer a motivação e a produtividade das equipes.
  • Seiketsu (senso de saúde e higiene): criar condições seguras de trabalho, garantindo a saúde e a higiene de acordo com as exigências previstas na legislação trabalhista. Produz reflexos positivos nas taxas de absenteísmo e também no bem-estar dos profissionais.
  • Shitsuke (senso de autodisciplina): fazer dessas atitudes um hábito entre as equipes.

Com a oficina limpa e organizada, é mais simples identificar falhas, otimizar processos, reduzir custos e desperdícios de tempo, utilizar corretamente os espaços e diminuir os acidentes.

Invista em equipamentos e infraestrutura

A eficiência de uma oficina depende muito de seus profissionais, mas também de investimentos em equipamentos e infraestrutura. Novas tecnologias são fundamentais para melhorar a qualidade dos serviços e também otimizar o tempo das equipes. Com os recursos adequados, é possível, inclusive, reduzir o número de colaboradores devido à automatização de vários processos.

Para tanto, é fundamental planejar esses investimentos, analisar a viabilidade, provisionar os valores e pesquisar as soluções mais importantes para o negócio. É preciso planejar também o treinamento e a capacitação do time para que todos estejam aptos a manusear os novos dispositivos.

Evite distrações e estabeleça normas de conduta

Outra dica importante é evitar as distrações que podem prejudicar a produtividade da equipe e atrapalhar a gestão do tempo na oficina. Por isso, alguns fatores exigem cuidado, como o próprio layout, que deve ser pensado para minimizar os deslocamentos e facilitar a disposição de equipamentos e materiais.

Também é interessante rever o sistema de comunicação interna e a quantidade de reuniões. As equipes devem estar bem informadas, mas não podem ser interrompidas com frequência. É fundamental estipular pausas programadas, bem como normas de conduta quanto ao uso de celulares, acesso à internet, redes sociais e aplicativos de mensagens, orientando a postura dos colaboradores e evitando a procrastinação.

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Postado originalmente em: Chiptronic